Datenschutz

1. Wer ist verantwortlich?

Inchstones GmbH, 8500 Frauenfeld (Werner Krammel). Für Fragen zum Datenschutz, für Auskunft, Berichtigung oder Löschung nutzen Sie bitte die Kontaktseite.

Diese Erklärung gilt für die Tools unter coaching.inchstones.ch: Portal, Fragebogen, Notentool, Board, Lobchärtli, Kalender (Jahresplan, Wochenplan, Ferienkalender) und Werkzeugkasten. Für die Website inchstones.ch gilt die Datenschutzerklärung der Homepage.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Die Tools brauchen kein Konto. Sie öffnen sie über einen persönlichen Link oder QR-Code.
• In den Tools stehen keine Namen, nur ein Code. Welche Person zu einem Code gehört, weiss nur Ihr Coach.
• Wir setzen kein Tracking und keine Werbung ein: keine Analysedienste, keine Social-Media-Plugins, keine Schriften oder Skripte von Drittanbietern.
• Wir speichern keine IP-Adressen in unseren Protokollen. Zum Schutz vor Missbrauch zählt der Server Fehlversuche kurzzeitig in unkenntlicher Form (siehe 5).
• Unsere Website und die Daten der Tools liegen bei der Novatrend Services GmbH in der Schweiz. Eine Bekanntgabe ins Ausland ist nicht vorgesehen.

3. Welche Daten wir bearbeiten, wozu und wie lange

Fragebogen (Selbst- und Fremdwahrnehmung)

• Daten: Ihre Antworten, die Perspektive (zum Beispiel Selbst- oder Fremdbild), Schultyp oder Situation, Zeitpunkt, Code und Datum des Ausfüllens. Keine Namen.
• Zweck: Auswertung im Coaching.
• Die Antworten werden zuerst auf dem Server gespeichert; danach erhält der Coach eine Nachricht oder eine Mail mit den Antworten (Versand über unseren Hoster, siehe 6).
• Während des Ausfüllens speichert Ihr Browser den Zwischenstand auf Ihrem Gerät (siehe 4), damit nichts verloren geht.
• Demo-Links zum Ausprobieren speichern keine Antworten; der Server zählt nur die Durchgänge.
• Aufbewahrung: bis zum Ende des Coachings und danach 12 Monate.

Notentool

• Daten: Code, Fächer, Noten, Prüfungstermine, Semester und Berufsprofil. Keine Namen.
• Zugang: über Ihren persönlichen Link und zusätzlich mit PIN oder Face ID bzw. Touch ID; es ist derselbe Zugang wie im Board (siehe dort).
• Lese-Links (zum Beispiel für Eltern oder den Lehrbetrieb) gibt es nur mit Ihrer Einwilligung; sie haben je einen eigenen Zugang (siehe Board, Lesezugänge).
• Zweck: Übersicht über Ihre Leistungen im Coaching.
• Aufbewahrung: bis zum Ende des Coachings und danach 12 Monate.

Board (persönlicher Austausch im Coaching)

• Daten: Code, Ziele mit Bewertungen, Sitzungsnotizen, Abmachungen, Kommentare, eigene Einträge (Text, Bild, Datei, Link) und das Datum des letzten Aufrufs. Bilder werden ohne Metadaten (Ort, Gerät) gespeichert, ursprüngliche Dateinamen nicht.
• Bitte nichts eintragen, woran man Sie oder andere Personen erkennen kann: keine Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Geburtsdaten, keine Namen von Lehrbetrieb, Schule oder Arbeitgeber und keine Gesundheitsangaben. Dokumente wie Zeugnisse bitte vorher schwärzen oder nur den nötigen Ausschnitt hochladen. Beim Speichern weist das Board auf erkennbare Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen hin.
• Zugang: über Ihren persönlichen Link und zusätzlich mit einer PIN (6 Ziffern) oder mit Face ID bzw. Touch ID. Die PIN speichern wir nur als Prüfwert, nie im Klartext. Bei Face ID oder Touch ID bleiben Gesicht und Fingerabdruck auf Ihrem Gerät; wir erhalten nur einen Prüfschlüssel, keine biometrischen Daten. Gespeichert werden ausserdem eine grobe Gerätebezeichnung (zum Beispiel «iPhone»), wann Sie sich zuletzt angemeldet haben, und Fehlversuche (zum Schutz vor Erraten). Bei auffälligen Ereignissen (zum Beispiel einer Anmeldung mit PIN statt Face ID) erhält Ihr Coach eine Mail ohne Inhalte.
• Zweck: Austausch zwischen Ihnen und Ihrem Coach.
• Lesezugänge für Dritte (zum Beispiel Lehrbetrieb, IV-Beratung, Eltern): nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, nur für freigegebene Bereiche, nur lesend, mit Ablaufdatum möglich und jederzeit widerrufbar (wirkt sofort). Sind Sie unter 18 Jahre alt, ist zusätzlich die Einwilligung Ihrer Erziehungsberechtigten nötig. Wer einen Lesezugang erhält, schützt ihn mit einer eigenen PIN oder mit Face ID bzw. Touch ID und bestätigt beim Einrichten, den Zugang nur selbst zu nutzen. Von den Lesenden speichern wir keinen Namen und keine Adresse, nur die Bezeichnung (zum Beispiel «IV-Beratung»), das Datum dieser Bestätigung und die Geräte, mit denen der Zugang geöffnet wurde (siehe 4, Cookie is_gk).
• Aufbewahrung: Nach Abschluss des Coachings wird das Board archiviert (dann nicht mehr erreichbar) und 12 Monate nach der Archivierung gelöscht. Vor dem Löschen bieten wir Ihnen die Herausgabe Ihrer Inhalte an (PDF und ZIP). Beim Löschen verschwinden Inhalte, Dateien und alle Protokolleinträge mit Ihrem Code; es bleibt nur ein Vermerk «gelöscht» mit dem Code.
• Der Coach erhält bei Aktivitäten Info-Mails mit Code, Art der Aktivität und Link, ohne Inhalte.

Kalender: Jahresplan, Wochenplan und Ferienkalender

• Pläne werden ohne Cookies und ohne Speicherung von IP-Adressen erzeugt. Damit gleiche Pläne nicht jedes Mal neu berechnet werden müssen, bleibt eine erzeugte Datei (PDF oder Excel) kurz auf dem Server; ältere Dateien werden beim nächsten Erzeugen gelöscht, in der Regel nach 2 Tagen.
• Plan speichern (freiwillig): Wenn Sie «Plan speichern» wählen, speichern wir Ihre Einstellungen (Jahresplan: Schule, Zeitraum, Optionen; Wochenplan: Kategorien, Zeiten und Felder) und Ihre eigenen Einträge samt Texten. Es gibt kein Konto; wir speichern weder Namen noch E-Mail-Adresse noch IP-Adresse. Den Plan öffnen Sie nur über Ihren persönlichen Link; von diesem Link speichern wir nur einen Prüfwert und können ihn deshalb nicht wiederherstellen. Bitte schreiben Sie keine Namen oder andere Angaben zu Personen in die Texte. Ein Plan wird gelöscht, wenn Sie ihn selbst löschen oder wenn er 12 Monate lang nicht geöffnet wurde. Ohne «Plan speichern» wird nichts gespeichert.
• Ferienkalender-Abo: Wir zählen ohne IP-Adresse und ohne Gerätedaten, wie oft eine Zusammenstellung (zum Beispiel Kanton und Schulen) abgerufen wird; die Tageszahlen bleiben 60 Tage.

Lobchärtli

• Die Karte wird auf dem Server ohne Namen gezeichnet; die Namen setzt Ihr Browser darauf, sie verlassen Ihr Gerät nicht. Wir speichern keine Namen. Der Server zählt nur, wie viele Karten erstellt wurden.

Werkzeugkasten

• Werkzeuge zum Ansehen, Drucken und Herunterladen. Wir zählen pro Werkzeug und Monat nur, wie oft es angesehen, gedruckt oder heruntergeladen wurde, und wie oft gesucht wurde (ohne den Suchtext), nie Geräte, Adressen oder Personen.

Admin-Bereich (nur Coach)

• Anmeldung mit Passwort oder Passkey (Face ID, Touch ID). Gespeichert werden der Prüfwert des Passworts und die Passkey-Daten; das Anmelde-Protokoll enthält keine IP-Adressen.

4. Cookies und Browser-Speicher

Die Tools setzen nur Cookies, die für den gewünschten Dienst nötig sind: für die Anmeldung, für die Sicherheit und für Ihre Einstellungen. Es sind keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Portal, Lobchärtli, Ferienkalender und die öffentlichen Pläne setzen keine Cookies.

Die Gerätekennung is_gk gibt es nur bei Lesezugängen: Wir speichern davon pro Lesezugang nur einen daraus abgeleiteten Wert, dazu Gerät und Browser grob (zum Beispiel «Windows · Edge») und wann der Zugang zuerst und zuletzt geöffnet wurde, höchstens 90 Tage. Keine IP-Adresse, keine Angaben zur Person. Wird ein Lesezugang auf auffällig vielen Geräten geöffnet, erhält der Coach eine Nachricht.

Browser-Speicher (bleibt auf Ihrem Gerät, geht nicht an den Server):

• Fragebogen: Zwischenstand Ihrer Antworten im Browser-Speicher Ihres Geräts (nicht auf dem Server), bis Sie den Fragebogen abschicken; bei Demo-Links nur, solange das Fenster offen ist.
• Jahresplan-Editor: die zuletzt gewählte Kategorie, solange das Browserfenster offen ist.
• Admin-Bereich: welche Gruppen der Fragebogen-Übersicht auf- oder zugeklappt sind (nur Coach).

Sie können Cookies und Browser-Speicher in den Einstellungen Ihres Browsers löschen oder sperren. Ohne Cookies müssen Sie sich bei jedem Öffnen neu anmelden; bei Lesezugängen zählt dann jeder Besuch als neues Gerät. Abmelden können Sie sich jederzeit im Bereich «Zugang» des Tools.

5. Protokolle und Sicherheit

• Die Verbindung ist immer verschlüsselt (HTTPS).
• Persönliche Links enthalten einen Zufallsschlüssel (128 Bit); auf dem Server speichern wir nur dessen Prüfwert. Bitte geben Sie Ihren Link und Ihre PIN nicht weiter.
• Zum Schutz vor Missbrauch begrenzt der Server die Zahl der Fehlversuche pro Gerät oder Netz. Dafür bildet er aus der IP-Adresse ein Kurzzeichen, aus dem sich die Adresse nicht zurückrechnen lässt. Es zählt 15 Minuten, wird nicht ins Protokoll geschrieben, nicht mit Inhalten verknüpft und in der Regel nach einem Tag gelöscht.
• Unsere Protokolle enthalten Code, Zeitpunkt und Art eines Ereignisses (zum Beispiel «Zugang eingerichtet»), aber keine IP-Adressen und keine Inhalte.
• Der Hoster erfasst technisch bedingte Zugriffsdaten (zum Beispiel IP-Adresse und Zeitpunkt der Anfrage) in seinen Server-Protokollen.

6. Hoster und weitere Dienstleister

• Hosting: Novatrend Services GmbH, Richtiarkade 18, 8304 Wallisellen. Novatrend bearbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.
• Mailversand: über unseren Hoster Novatrend.
• Bekanntgabe ins Ausland: nicht vorgesehen.
• Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

7. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, eine Kopie erhalten (PDF oder ZIP), Berichtigung oder Löschung verlangen und Einwilligungen jederzeit widerrufen. Eigene Einträge im Board können Sie selbst ändern und löschen. Anfragen richten Sie bitte über die Kontaktseite. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

8. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Tools oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung (Stand oben).